ATTIVITÀ E SERVIZI
INVENTARIO E VALORIZZAZIONE DELLO STRUMENTARIO CHIRURGICO
L’inventario viene organizzato in modo tale da arrivare a conoscere nel dettaglio, per ogni centro
di costo, qual è la sua dotazione in termini set e kit, per ogni singolo set/kit la sua composizione e
per ogni singolo strumento il suo stato manutentivo, il suo valore attuale e il suo valore al nuovo.
In sintesi le sue due fasi principali sono le seguenti:
ANALISI dei kit e dei set costituenti il parco strumentario al fine di conoscerne e valutarne:
- valore a nuovo
- valore reale
- completezza e adeguatezza rispetto alle richieste delle procedure chirurgiche da erogare
- stato di usura e funzionalità
- stato di utilizzo (frequente, saltuario, raro, inutilizzato)
- idonea collocazione
INVENTARIAZIONE: è la fase che prevede la raccolta delle informazioni riguardanti i kit, i set e i singoli strumenti:
- centro di utilizzo
- fabbricante
- codice articolo
- codice univoco
- stato dello strumento
- presenza marcatura CE
- immagine
OTTIMIZZAZIONE DEI KIT / SET
L’ottimizzazione del parco di strumentario chirurgico permette di abbattere i costi di investimento
e di gestione dello stesso, garantendo il livello di qualità e di servizio necessari.
In stretta collaborazione con strumentisti, coordinatori e personale medico dovranno essere
analizzate tutte le famiglie di kit/set sia singolarmente, per ottimizzarne il contenuto, sia dal punto
di vista della seduta operatoria al fine di ottimizzare il numero di kit da aprire contestualmente.
In sintesi l’attività mira a:
- evidenziare quali kit o set possono andare sottoscorta in condizioni normali o critiche, per poter programmare l’ampliamento della consistenza degli stessi;
- evidenziare quali kit o set risultano essere sovradimensionati, rispetto alle necessità medie o istantanee in modo da poterli snellire recuperando lo strumentario chirurgico in eccesso per altri usi.
- Standardizzare i contenuti dei set dello stesso tipo/ dello strumentario di base per tutte le specialità chirurgiche
- Rimodernizzare e aggiornare lo strumentario chirurgico con l’ottimizzazione dei processi di preparazione e sterilizzazione.
I benefici che ne derivano sono:
- snellimento e semplificazione della struttura e del contenuto del set con conseguente
riduzione del peso e dei tempi di imballaggio degli stessi - uso più efficace delle risorse umane e tecniche
- riduzione della frequenza delle riparazioni
- riduzione dei costi di nuovi acquisti di strumentario.
MATRICOLAZIONE UNIVOCA DEGLI STRUMENTI
Questa fase prevede la marcatura tramite DATA MATRIX (codice a barre bidimensionale a matrice) di tutto il parco dello strumentario chirurgico.
Per quanto riguarda il parco container tale codifica può essere gestita anche con TAG RFID su supporto rigido, da applicare al singolo elemento in modo tale da gestire in maniera più snella e funzionale le check list del loro contenuto.
Questa fase può essere integrata all’interno della fase dell’inventario ed è propedeutica per un’ottimale gestione della tracciabilità informatica dell’intero processo (fase successiva)
SOFTWARE DI TRACCIABILITÀ : MGK 360
MgK360 è un software di gestione per centri di produzione di dispositivi medici in “forma sterile”
Lo staff di Medical Group, costituito da esperti delle varie discipline, è in grado di supportare l’evoluzione aziendale, grazie all’utilizzo del modello gestionale MgK360 che si avvale di un software innovativo.
Il software MGK360 è un applicativo affidabile, efficace per la gestione della tracciabilità dell’intero processo, soddisfando appieno le esigenze delle strutture stesse a livello di risultati, di gestione e di statistica.
MGK360 mette a disposizione del cliente una struttura versatile andando ad adattare le sue funzionalità in relazione al tipo di organizzazione e gestione presente nell’ambiente di lavoro di cui dovrà far parte.
Il sistema è una completa suite di gestione della rintraccaibilità nei processi di sterilizzazione legati allo strumentario chirurgico. La sua logica prevede una serie di fasi attraverso le quali avviene il percorso dello strumentario chirurgico nel processo di tracciabilità.
Il sistema di tracciabiliTà avviene mettendo in comunicazione vari strumenti hardware e tecnologie tra cui:
- Lettori ottici e nfc, codici data matrix e tag rfid
- Postazioni pc, terminali portatili, monitor touch screen
- Armadi di stoccaggio “intelligenti”
- Lavastrumenti , termosaldatrici sterilizzatrici ed autoclavi
VANTAGGI
- Gestisce database dello strumentario chirurgico identificato con codice datamatrix e container identificati con tecnologia RFID
- Propone una visualizzazione in tempo reale per tutte le fasi del processo di tracciabilità
- Indica la metodologia da applicare per ogni dispositivo da trattare
- Semplifica e velocizza le attività degli operatori con sensibile riduzione delle ore uomo
- Permette la riduzione dell’errore umano
- Guida la procedura di gestione dell’errore
- Permette stampa di dati per analisi statistiche
- ottimizza lo stoccaggio dei dispositivi
- gestisce le manutenzioni, riserve, prestiti e il riprocessamento dei dispositivi
- riduce i costi di gestione dell’intero sistema complesso
- Permette la realizzazione di report specifici
- Permette la modalità di gestione carta-zero, riducendo gli errori e i costi di gestione
- Si avvale di hardware innovativi e di alta qualità
COSA PERMETTE DI GESTIRE
Permette di:
- Marcare strumenti chirurgici con codice Data Matrix per la identificazione e rintracciabilità dei dati dell’intero processo.
- Identificare e rintracciare container di sterilizzazione e loro contenuto tramite tag RFID.
- Gestire scadenze di sterilità dei vari confezionamenti.
- Gestire l’approvvigionamento del materiale consumabile e non per lotto.
- Controllare l’intero processo tramite test giornalieri, settimanali, mensili e annuali.
- Controllare l’intero processo per manutenzioni, riserve, attività permesse al personale.
- Identificare nei report gli operatori che hanno eseguito le varie attività.
- Gestire statistiche e stampa di ogni attività subite da ogni strumento.
- Consultare i vari dati di sistema.
Il sistema informativo ed informatico MgK360 è progettato per soddisfare i requisiti operativi della centrale di sterilizzazione, tracciare le informazioni in modo puntuale e fornire uno strumento di controllo accurato e complessivo.
Il sistema è una completa suite di gestione della rintracciabilità nei processi di sterilizzazione legati allo strumentario chirurgico. La logica del sistema prevede una serie di fasi (rappresentate da colonne con più finestre) attraverso le quali avviene il percorso dello strumentario chirurgico nel processo di tracciabilità.
Lo spostamento dello strumento tra le fasi può avvenire anche per
trascinamento o lettura del codice Datamatrix associato.
OBIETTIVI
Dopo aver effettuato il servizio si raggiungono i seguenti obbiettivi/benefici:
- Immagine reale dello stato dello strumentario in uso presso i servizi con una valorizzazione dello stesso parco . Dato di difficile evidenza che permette di razionalizzare il riapprovigionamento e pianificare esattamente gli acquisti.
- L’ottimizzazione dei kit permette di ridurre drasticamente la quantità di strumenti che giornalmente vengono ricondizionati. Questo passaggio riduce drasticamente i costi di gestione di una Centrale di Sterilizzazione in termini di tempo risparmiato per il ricondizionamento dei Kit chirurgici e in termini di minor utilizzo delle apparecchiature, lavaferri e autoclavi (minore usura e minore utilizzo di materiali di consumo)
- La marchiatura con un codice univoco da la possibilità di implementare il sistema di tracciabilità, strumento che tutela al 100% il paziente.
- Il software di tracciabilità aiuta giornalmente gli operatori alla gestione e facilità tutte le operazioni connesse agli interventi chirurgici mettendo al centro la sicurezza del paziente.
